- Хранение документов в текстовом формате и скан-копии оригинала
- Возможность загрузки вложений любых форматов – текстовых, графических, мультимедийных
- Автоматизированная массовая загрузка документов
- Формирование собственных классификаторов (в т. ч. многоуровневых) и атрибутов для документов предприятия
- Защита от несанкционированного доступа и потери данных
- Резервное копирование
- Быстрое внесение изменений и дополнений
- Информирование об изменениях во внутреннем фонде
- Возможность связи внутренних документов с внешними НД, международными и зарубежными стандартами
- Ведение и актуализация документов сторонних разработчиков
Модули «Банк документов» и ИСС совместно формируют Единый фонд организующих документов (ЕФОД), в котором внешние и внутренние документы объединены между собой в едином информационном пространстве.
В результате поиск по документам в ЕФОД является сквозным, единым: по одному тематическому запросу выдаются и внутренние документы, и внешние (а также термины, справки, образцы документов). Причем этот интеллектуальный поиск:
- Ранжирует найденные документы в порядке важности
- Понимает профессиональный сленг
- Исправляет опечатки
- Дает подсказки
Помимо единого интеллектуального поиска, эффективное использование документов в ЕФОД обеспечивает ряд других высокотехнологичных программных сервисов:
Документы на контроле
Информирование пользователя о любых изменениях в важных для него документах, в т. ч. через уведомление на электронную почту.
Сравнение редакций
Быстрое наглядное информирование о том, какие изменения произошли в новой редакции документа.
Сравнение норм и стандартов
Сравнение отмененного стандарта и введенного взамен него.
Двухоконный режим
Возможность работать с двумя документами одновременно, без переключения вкладок на экране.
Система стандартов на продукцию
Наглядная демонстрация всех взаимосвязанных стандартов на один вид продукции.
История стандарта
Предыстория появления стандарта: вся цепочка отмен и замен документа.
Перечни внедренных/используемых документов
Формирование и автоматическое обновление перечней внедренных/используемых документов, формирование отчета о внедренных/используемых документах по форме заказчика.
Изменение статуса
Автоматическое изменение статуса документа при наступлении определенной даты, события.
