Функция: организация учета выданных копий и процедуры ознакомления с документами
С помощью модуля гибко настраиваются разграничение прав на печать и сохранение документов для сотрудников предприятия, что в дальнейшем позволяет проверить, не пользуется ли сотрудник в работе устаревшей копией документа.
Также модуль «Контроль оборота» автоматизирует процесс выдачи учтенных копий документов и ознакомления сотрудников с документами.
Функциональные возможности модуля
- Гибкая настройка списка документов, в отношении которых применяется контроль оборота
- Возможность назначить ответственного за документ, подлежащий контролю оборота, и держателей подлинников
- Возможность просмотра статистики использования документов
- Ведение учета всех типов выданных копий (учтенная/неучтенная)
- Формирование динамического колонтитула в учтенных копиях (с указанием основных характеристик документа и сведений о сотруднике, который производит печать)
- Пометка неучтенных копий при печати водяными знаками, накладывающими ограничения на применение копий
- Формирование отчета о выданных копиях с функциями выгрузки, настройки и фильтрации. В нём отражена исчерпывающая информация: название, дата и время распечатки документа, информация о сотруднике и тип копии (учтенная/неучтенная)
- Формирование отчетов о «движении» копий по предприятию по выбранным признакам (ФИО, дата, действия и др.)
- Импорт отчетов в MS Office
- Ознакомление сотрудников с документами: можно выбрать документы из ЕФОД, создать список сотрудников, которые должны с ними ознакомиться, сделать рассылку на ознакомление через электронную почту. Информация о результатах ознакомления фиксируется в отчете
